Was ist Cloud-Telefonie und wie funktioniert sie

Veröffentlicht am 29. April 2024 23,20 Minuten zu lesen 4246 Worte

Sie möchten Ihr Telefonsystem kostengünstiger und leistungsfähiger machen? Wahrscheinlich sind Sie schon auf die Cloud-Telefonie gestoßen und möchten wissen, ob sie für Ihren speziellen Anwendungsfall geeignet ist. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, von Ihrem bestehenden Telefondienst auf Cloud-Telefonie umzusteigen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, einschließlich der Grundlagen der Cloud-Telefonie, ihrer Funktionsweise, ihrer Vorteile für Ihr Unternehmen und der Auswahl Ihres Cloud-Telefonie-Anbieters.

Was ist Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie ist ein Telefonsystem, das über Ihre Internetverbindung läuft. Sie wird auch als VoIP-basierte gehostete PBX-Lösung bezeichnet. Damit können Sie Ihren geschäftlichen Telefondienst in die Cloud verlagern.

Die Cloud-Telefonie rationalisiert Ihre Geschäftskommunikation und wächst mit Ihrem Unternehmen. Ganz gleich, ob Sie neue Büros eröffnen, externe Mitarbeiter einstellen oder Ihre internen Teams erweitern – mit Cloud-Telefonie wird die Erweiterung mühelos und kostengünstig.

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Cloud-Telefonie ist eine Art von Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS ist ein Unified-Communications-Modell, das heißt, es führt verschiedene Kommunikationssysteme und Tools für die Zusammenarbeit zusammen. Mit der Cloud-Telefonie verlagern Sie nicht nur Ihre Telefongespräche in die Cloud, sondern verbinden sie auch mit Ihren Videokonferenzen, Instant Messaging, CRM und Geschäftsprozessen in allen Bereichen.

Wie funktioniert die Cloud-Telefonie?

Die Cloud-Telefonie funktioniert über einen VoIP-Dienstanbieter. Wenn Sie die Telefonnummer wählen, die Sie anrufen möchten, übernimmt Ihr Dienstanbieter die Weiterleitung. Auf Ihrer Seite würden Sie einzelne Telefonanschlüsse durch ein VoIP-Tischtelefon ersetzen. Anstatt eine Verbindung zu einem Festnetzanschluss herzustellen, schließen Sie Ihre Telefone an Ihr bestehendes Netzwerk an. Sie können auch ein Softphone oder eine auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone installierte App verwenden. In beiden Fällen rufen Sie von einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche aus an und bauen in Sekundenbruchteilen einen Anruf auf.

Da Cloud-Telefonie in der Cloud ausgeführt wird, können Sie Ihr Unternehmenstelefonsystem über ein Online-Dashboard verwalten und so die volle Kontrolle über Telefonnummern, Anrufweiterleitung, das Hinzufügen neuer Benutzer und vieles mehr haben.

Cloud-Telefonie vs. traditionelle PBX: Was ist der Unterschied?

Für Ihre Mitarbeiter, die Endnutzer Ihres Telefonsystems, mag es keinen großen Unterschied zwischen Cloud-Telefonie und herkömmlicher Telefonanlage geben. Wenn wir jedoch unter die Haube schauen, werden wir eine ganz andere Geschichte vorfinden.

Wie Sie im nächsten Abschnitt sehen werden, benötigen Sie bei der Cloud-Telefonie keine physischen Geräte mehr. Ihre Mitarbeiter können über jedes beliebige Gerät mit Internetanschluss miteinander und mit Ihren Kunden kommunizieren. Sie können dies überall dort tun, wo sie Wi-Fi oder eine 4G-Internetverbindung nutzen können.

Eine herkömmliche Telefonanlage stellt eine viel größere Herausforderung dar, sowohl bei der Einrichtung als auch bei der Wartung Ihres Telefondienstes. Die Gründe dafür sind folgende: Zunächst einmal sind da die Kosten und der Aufwand für die Einrichtung. Ein Telefonanbieter muss Ihren Standort aufsuchen und die stationäre Ausrüstung installieren, und Sie müssen sowohl für die Arbeit als auch für die Ausrüstung bezahlen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie neue Standorte eröffnen, weitere Telefonleitungen hinzufügen oder Fernarbeitsoptionen einführen wollen. Herkömmliche PBX-Systeme lassen sich nicht ohne Weiteres skalieren, da sie mehr Geräte, Wartung und Kosten verursachen. Außerdem sind sie keine bequeme Option für Mitarbeiter, die beruflich unterwegs sind und produktiv bleiben wollen, da ihre Telefonnummer an ein physisches Tischtelefon gebunden ist.

Ein herkömmliches PBX-System kann eine gute Option für kleine Unternehmen sein, deren Geschäftsanforderungen sich selten ändern und die keine Expansion planen. Wenn Sie jedoch wachsen und sicherstellen wollen, dass Ihre Telefonanlage Sie nicht ausbremst, werden Sie die Flexibilität, die VoIP bietet, zu schätzen wissen.

Vorteile der Cloud-Telefonie

1) Schnelle und einfache Implementierung

Die Implementierung von Cloud-Telefonie erfordert keine Infrastruktur vor Ort. Dieser Vorteil bedeutet, dass Sie innerhalb weniger Tage, möglicherweise sogar innerhalb eines Tages, mit dem Betrieb beginnen können. Es gibt kein Warten auf einen Techniker, keine Installation von Telefonleitungen, keine Verzögerungen und keine langwierige Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters zur Konfiguration Ihres neuen Telefonsystems. Ihr Cloud-Telefonie-Anbieter kümmert sich um alles. Sie erhalten sofort virtuelle Telefonnummern und Zugang zu einem Dashboard, mit dem Sie den gesamten Telefondienst verwalten können.

2) Niedrigere Betriebskosten für Ihr Unternehmenstelefonsystem

Mit Cloud-Telefondiensten können Sie in vielerlei Hinsicht Geld sparen. Sie können bis zu 65 % Ihrer herkömmlichen Telefonrechnung einsparen. Cloud-Telefonie erspart Ihrem Unternehmen Wartungsverträge, begrenzte Gesprächsminuten, einschränkende lokale und gebührenfreie Telefonnummern und die Zahlung für separate SMS-Dienste für Unternehmen. Mit Cloud-Telefonie gibt es keine unerwarteten Wartungskosten oder Rechnungen. Und wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind und so kostengünstig wie möglich beginnen möchten, können Sie auf den Kauf von VoIP-Telefonen verzichten und Laptops mit Headsets über eine Softphone-App verwenden.

3) Leistungsstarke Features

Wir reden hier nicht nur über Funktionen, die auf dem Papier gut aussehen. Mit den erweiterten Anruffunktionen der Cloud-Telefonie können Sie intelligent und effektiv arbeiten und sich auf die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit konzentrieren. Sie können manuelle, sich wiederholende Aufgaben vermeiden und die Zusammenarbeit in Ihrem Team sowie den Kundensupport verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige der wertvollsten Features der Cloud-Telefonie:

  • Automatische Vermittlung, die es Ihrem Anrufer ermöglicht, das richtige Team zu erreichen.
  • Anrufweiterleitung, die eingehende Anrufe anhand von vordefinierten Kriterien weiterleitet.
  • Erweiterte Interactive Voice Response (IVR), ein dialogorientierter Ansatz für den automatisierten Kundenservice.
  • Anrufweiterleitung, mit der Sie Anrufe an jedes beliebige Tischtelefon oder Mobiltelefon weiterleiten können.
  • Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe für produktive Remote-Meetings.
  • Sichere und zuverlässige Aufzeichnung von Anrufen, damit Sie die Servicequalität aufrechterhalten können.
  • Contact Center, mit dem Ihr Kundensupport-Team Fragen schneller beantworten kann.

4) Flexibilität und Skalierbarkeit Ihres Telefonsystems

Die Cloud-Telefonie ermöglicht ein nahtloses Wachstum. Genauer gesagt, können Sie mit einer VoIP-Lösung mit nur wenigen Klicks mehr Benutzer hinzufügen. Bei herkömmlichen Telefonanlagen müssten Sie jedes Mal extra bezahlen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen und ihm einen Telefonanschluss zuweisen wollen. Deren Tischtelefon muss verkabelt werden, was eine Weile dauern kann, bis es eingerichtet ist. Ihr Wachstum wird immer zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen, wenn Sie sich auf eine Telefonanlage vor Ort verlassen. Eine cloudbasierte Telefonanlage ist nicht nur skalierbar, sondern auch mühelos zu verwalten. Sie müssen kein IT-Experte sein. Wenn zum Beispiel Ihr Anrufvolumen in den geschäftigen Zeiten des Jahres rapide ansteigt, können Sie problemlos Leitungen hinzufügen oder entfernen. So können Sie dank eines flexiblen Systems, das Sie leicht an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können, die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten.

5) Erhöhte Mobilität

Die Unternehmen gehen zunehmend dazu über, langfristig an entfernten Standorten zu arbeiten. Gehostete Telefonsysteme sind die perfekte Antwort auf diesen Trend. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Ort aus auf ihren Firmenanschluss zugreifen, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Sie können nicht nur Anrufe entgegennehmen, sondern auch auf ihre Voicemail zugreifen und die Anrufweiterleitung von unterwegs aus einrichten oder ändern. Die Cloud-Telefonie ist die ideale Lösung für Unternehmen, die auf Telearbeit setzen, über Außenstellen verfügen oder mehrere Standorte haben.

6) Vereinfachen Sie die Arbeit mit integrierter Kommunikation

Mit der Cloud-Kommunikation können Sie alle Informationen auf einer Plattform speichern und abrufen. Wenn Sie getrennte Systeme für Ihre Anrufe und Besprechungen verwenden, haben Sie Notizen und wichtige Details an zu vielen Orten. Computernotizen, Tabellenkalkulationen, Post-It-Notizen, Notizbücher – die Liste ist endlos. Das Auffinden vergangener Interaktionen kann ewig dauern und alle Beteiligten aus dem Rhythmus bringen. Die Cloud-Telefonie fasst alles in einer einzigen Benutzeroberfläche zusammen. Sie können sie nutzen, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten, Kunden zu verwalten, Echtzeitdaten zu analysieren, Feedback zu sammeln und wichtige Projekte voranzutreiben. Sie bringen Ihren geschäftlichen Kommunikations-Workflow in eine einzige Quelle der Wahrheit und kommen effizient durch Ihren Tag. Keine frustrierenden Unterbrechungen mehr und keine Zeitverschwendung bei der Suche nach wichtigen Informationen.

7) Beste Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit

Können Sie es sich leisten, für Ihre Kunden nicht erreichbar zu sein? Was sind die Folgen für Ihr

Wie man einen Cloud-Telefonie-Anbieter auswählt

Wenn Sie auf eine Cloud-Telefonielösung umsteigen möchten, sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters folgende Punkte beachten.

  • Servicequalität und bewährte Zuverlässigkeit

Hohe Betriebszeit und Zuverlässigkeit sind ein Muss. Ihr Cloud-Telefonie-Anbieter muss redundante Dienste mit redundanten Rechenzentren anbieten. Funktionen und attraktive Preise sind nichts wert, wenn Ihre Telefone nicht funktionieren. Welche Betriebszeit bietet der Anbieter? Kann er Ihnen die Verfügbarkeit des Telefondienstes garantieren? Sehen Sie sich die Statusseite Ihres Anbieters an.

  • Integrationen

Sie müssen auch überlegen, wie sich ein neues Telefonsystem in die bestehenden Routinen und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter einfügen lässt. Soll Ihr Telefonsystem mit Ihrer Projektmanagement-Software integriert werden? Was ist mit Ihrem CRM? Wie einfach ist es, die Konfiguration Ihres Telefonsystems zu implementieren und zu warten? Dies sind die Fragen, die Sie bei der Suche nach potenziellen Dienstleistern berücksichtigen sollten.

  • Schnelle und effiziente Kundenbetreuung

Vergewissern Sie sich schließlich, dass der Kundendienst Ihres Anbieters Ihnen helfen kann, wenn Sie ihn brauchen. Prüfen Sie die Support-Optionen. Sind sie über einen Live-

Fazit

Die Cloud-Telefonie senkt Ihre Kommunikationskosten, steigert die Produktivität und erhöht Ihre Ausfallsicherheit. Außerdem fungiert sie als zentrale Anlaufstelle für die Unternehmenskommunikation. Am meisten profitieren Sie davon, wenn Sie sich für einen zuverlässigen, praxiserprobten Cloud-Telefonie-Anbieter entscheiden. Bei dieser Auswahl sind die Experten von Savecall gerne behilflich.

Autorenbild: Frank Frommknecht