Was ist Cloud-Telefonie? Funktionsweise und Vorteile gezeigt
Immer mehr Unternehmen wechseln von einer lokalen Telefonanlage zu Cloud-Telefonielösungen. Erfahren Sie, wie Cloud-Telefonie funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen hat
Sie möchten Ihr Telefonsystem kostengünstiger und leistungsfähiger machen? Wahrscheinlich sind Sie schon auf die Cloud-Telefonie gestoßen und möchten wissen, ob sie für Ihren speziellen Anwendungsfall geeignet ist. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, von Ihrem bestehenden Telefondienst für Unternehmen auf Cloud-Telefonie umzusteigen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, einschließlich der Grundlagen der Cloud-Telefonie, ihrer Funktionsweise, ihrer Vorteile für Ihr Unternehmen und der Auswahl Ihres Cloud-Telefonie-Anbieters.
Was ist Cloud-Telefonie?
Cloud-Telefonie ist ein Telefonsystem, das über Ihre Internetverbindung läuft. Sie wird auch als VoIP-basierte gehostete PBX-Lösung bezeichnet. Damit können Sie Ihren geschäftlichen Telefondienst in die Cloud verlagern. Cloud-Telefonie rationalisiert Ihre Unternehmenskommunikation und wächst mit Ihrem Unternehmen. Ganz gleich, ob Sie neue Niederlassungen eröffnen, externe Mitarbeiter einstellen oder Ihre internen Teams erweitern – mit Cloud-Telefonie wird die Expansion mühelos und kostengünstig. Cloud-Telefonie ist eine Art von Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS ist ein Unified-Communications-Modell, das heißt, es führt verschiedene Kommunikationssysteme und Tools für die Zusammenarbeit zusammen. Mit Cloud-Telefoniediensten verlagern Sie nicht nur Ihre Telefongespräche in die Cloud, sondern verbinden sie auch mit Ihren Videokonferenzen, Instant Messaging, CRM und Geschäftsprozessen.

Wie funktioniert die Cloud-Telefonie?

Die Cloud-Telefonie funktioniert über einen VoIP-Dienstanbieter. Wenn Sie die Telefonnummer wählen, die Sie anrufen möchten, übernimmt Ihr Dienstanbieter die Weiterleitung. Er wandelt analoge Sprachsignale in Datenpakete um und überträgt sie über Ihre Internetverbindung. Auf diese Weise wird Ihr Telefon mit dem Gesprächspartner verbunden, den Sie anrufen. Auf Ihrer Seite würden Sie einzelne Telefonanschlüsse durch ein VoIP-Tischtelefon ersetzen. Anstatt eine Verbindung zu einem Festnetzanschluss herzustellen, schließen Sie Ihre Telefone an Ihr bestehendes Netzwerk an. Sie können auch ein Softphone oder eine auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone installierte App verwenden. In beiden Fällen rufen Sie von einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche aus an und bauen in Sekundenbruchteilen einen Anruf auf. Da Cloud-Telefoniedienste in der Cloud laufen, können Sie Ihr Unternehmenstelefonsystem über ein Online-Dashboard verwalten und haben so die volle Kontrolle über Telefonnummern, Anrufweiterleitung, das Hinzufügen neuer Benutzer und vieles mehr.
Cloud-Telefonie im Vergleich zu herkömmlichen TK-Anlagen
Für die Mitarbeiter ist die Endbenutzererfahrung zwischen Cloud-Telefonie und herkömmlichen TK-Anlagen ähnlich. Die zugrunde liegenden Technologien unterscheiden sich jedoch erheblich. Die Cloud-Telefonie bietet eine bemerkenswerte Flexibilität. Sie macht physische Geräte überflüssig und ermöglicht es den Mitarbeitern, mit jedem internetfähigen Gerät von jedem Ort mit Wi-Fi oder 5G zu kommunizieren. Der Einstieg ist einfach: Sie benötigen lediglich einen VoIP-Dienstanbieter und eine zuverlässige Breitbandverbindung.
Herkömmliche Nebenstellenanlagen (PBX) sind dagegen mit einigen Herausforderungen verbunden. Die Einrichtung erfordert die Installation von stationären Geräten vor Ort, was mit erheblichen Vorlaufkosten für Arbeit und Hardware verbunden ist. Die laufende Wartung ist komplex: Wenn Geräte kaputt gehen oder veraltet sind, muss sich Ihr Team um Reparaturen und Ersatz kümmern, was die Produktivität unterbricht. PBX-Systeme und herkömmliche Telefonsysteme schränken auch die Skalierbarkeit ein.
Vorteile von Cloud-Telefonie

Was bedeutet ein Problem mit Ihrem Telefonsystem für Ihr Unternehmen? Sie können einen Kunden verlieren, einen wichtigen Termin verpassen oder einen Mitarbeiter aufgrund eines Kommunikationsproblems entlassen. Das ist keine Überraschung. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ist dynamisch und vielfältig geworden, und wir brauchen Technologie, um damit Schritt zu halten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie niemals einen Kunden, oder einen Mitarbeiter aufgrund von Kommunikationsproblemen verlieren, sollten Sie die folgenden Vorteile der Cloud-Telefonie kennen.
1.) Schnelle und einfache Implementierung
Die Implementierung der Cloud-Telefonie erfordert keine Infrastruktur vor Ort. Dieser Vorteil bedeutet, dass Sie innerhalb weniger Tage, möglicherweise sogar innerhalb eines Tages, mit dem Betrieb beginnen können. Sie müssen nicht auf einen Techniker warten, keine Telefonleitungen installieren, keine Verzögerungen in Kauf nehmen und keinen langwierigen Prozess der Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters zur Konfiguration Ihres neuen Telefonsystems durchlaufen. Ihr Cloud-Telefoniedienstanbieter kümmert sich um alles. Sie erhalten sofort virtuelle Telefonnummern und Zugang zu einem Dashboard, mit dem Sie den gesamten Cloud-Telefondienst verwalten können.
2.) Geringere Betriebskosten für Ihr Unternehmenstelefonsystem
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit Cloud-Telefondiensten Geld sparen können. Sie können einen Großteil der Kosten Ihrer herkömmlichen Telefonrechnung einsparen. Cloud-Telefonie-Anbieter ersparen Ihrem Unternehmen Wartungsverträge. Mit Cloud-Telefonie gibt es keine unerwarteten Wartungskosten oder Rechnungen. Und wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind und so kostengünstig wie möglich beginnen möchten, können Sie auf den Kauf von VoIP-Telefonen verzichten und Laptops mit Headsets über eine Softphone-App verwenden.
3.) Robuste, leistungsstarke Anruffunktionen
Wir reden hier nicht nur von Funktionen, die auf dem Papier gut aussehen. Mit den fortschrittlichen Anruffunktionen der Cloud-Telefoniedienste können Sie intelligent und effektiv arbeiten und sich auf die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit konzentrieren. Sie können manuelle, sich wiederholende Aufgaben vermeiden und die Zusammenarbeit in Ihrem Team und den Kundensupport verbessern.
Im Folgenden finden Sie einige der wertvollsten Anrufverwaltungsfunktionen der Cloud-Telefonie:
- Anrufweiterleitung, die eingehende Anrufe anhand von vordefinierten Kriterien weiterleitet.
- Erweiterte interaktive Sprachausgabe (IVR), ein dialogorientierter Ansatz für den automatisierten Kundenservice.
- Anrufweiterleitung, mit der Sie Anrufe an jedes beliebige Tischtelefon oder Mobiltelefon weiterleiten können.
- Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe für produktive Fernbesprechungen.
- Lokale Rufnummern, damit Sie überall eine lokale Präsenz aufbauen können.
- Sichere und zuverlässige Aufzeichnung von Anrufen, damit Sie die Servicequalität aufrechterhalten können.
- Contact Center, damit Ihr Kundensupport-Team Fragen schneller beantworten kann.

Noch besser: Sie erhalten diese Funktionen zusammen mit HD-Audio- und Videoanrufqualität. Dies ist ein enormer Vorteil für Remote-Teams. Es gibt nichts Schlimmeres als eine schlecht klingende Telefonkonferenz.
4.) Erhöhte Mobilität und Flexibilität
Unternehmen gehen zunehmend dazu über, langfristig aus der Ferne zu arbeiten. Gehostete Telefonsysteme sind die perfekte Antwort auf diesen Trend. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Ort aus auf ihren Firmenanschluss zugreifen, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Sie können nicht nur Anrufe entgegennehmen, sondern auch auf ihre Voicemail zugreifen und die Anrufweiterleitung von unterwegs aus einrichten oder ändern. Die Cloud-Telefonie ist die ideale Lösung für Unternehmen, die auf Telearbeit setzen, über Außenstellen verfügen oder mehrere Standorte haben.
5.) Vereinfachte Arbeit mit integrierter Kommunikation
Mit der Cloud-Kommunikation können Sie alle Informationen auf einer einzigen Plattform speichern und abrufen. Wenn Sie getrennte Systeme für Ihre Anrufe und Besprechungen verwenden, haben Sie Notizen und wichtige Details an zu vielen Orten. Computernotizen, Tabellenkalkulationen, Post-It-Notizen, Notizbücher – die Liste ist endlos. Die Suche nach vergangenen Interaktionen kann Ewigkeiten dauern und alle Beteiligten aus dem Rhythmus bringen. Cloud-Telefoniedienste fassen alles in einer einzigen Benutzeroberfläche zusammen. Die einheitliche Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen, die Verwaltung von Kunden, die Analyse von Echtzeitdaten, das Einholen von Feedback und das Vorantreiben wichtiger Projekte. Sie können Ihre Geschäftskommunikation in einer einzigen Quelle bündeln und so effizient durch den Tag gehen. Keine frustrierenden Unterbrechungen mehr und keine Zeitverschwendung bei der Suche nach wichtigen Informationen.
6.) Hervorragende Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit
Können Sie es sich leisten, für Ihre Kunden nicht erreichbar zu sein? Was sind die Folgen für Ihr Unternehmen, wenn das Stromnetz ausfällt? Ein Problem mit der Verkabelung, eine Überhitzung oder ein kleiner Sturm können Ihre Kommunikation und Ihren Ruf zerstören. Seriöse Cloud-Telefonielösungen bieten eine Betriebszeit von 99,999 %, so dass Sie unbeeinflusst weiterarbeiten können, egal was passiert. Außerdem ist eine Redundanz eingebaut. Bei Störungen oder ähnlichen Problemen bleiben Ihre Anrufe online, und Sie haben immer ein Backup, das Sie nutzen können.

7.) Leistungsstarke Berichte und Analysen
Leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen für Anrufe bieten klare Einblicke in die Kommunikation und Leistung von Teams.Mit dem Cloud-Service können Sie wichtige Gesprächsdaten einfach nachverfolgen, z. B:
- Anrufvolumen: Verfolgen Sie, wann die meisten Anrufe eingehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team für die Stoßzeiten gerüstet ist.
- Gesprächsdauer: Überprüfen Sie, wie lange die einzelnen Anrufe dauern, um festzustellen, ob Ihr Team effizient arbeitet und die Kunden bei der Stange hält.
- Muster im Anrufverkehr: Achten Sie auf Muster bei eingehenden und ausgehenden Anrufen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Support- und Vertriebsstrategien zu verbessern.
Verpasste Anrufe und Antwortzeiten: Finden Sie heraus, wann Anrufe verpasst werden und wie schnell Sie darauf reagieren. Wenn Sie diese Lücken schließen, können Sie Ihre Kunden zufriedener machen und sie an sich binden.
Herausforderungen bei Cloud-Telefonsystemen
Wie jede Technologie bringt auch die Cloud-Telefonie eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Wenn Sie diese Probleme kennen und wissen, wie Sie sie lösen können, können Sie die Cloud-Telefonie effektiv nutzen.
1) Abhängigkeit von einer zuverlässigen Internetverbindung
Die Cloud-Telefonie benötigt eine gute Internetverbindung, um zu funktionieren. Wenn die Internetverbindung langsam ist oder ausfällt, können Anrufe unterbrochen und Chancen verpasst werden.
Wie man das beheben kann: Viele Anbieter bieten Lösungen wie Backup-Verbindungen, Failover-Systeme oder Offline-Anrufmanagement. Unternehmen können auch in schnelle und stabile Internettarife investieren. Eine Backup-Option wie LTE hilft dabei, eine reibungslose Kommunikation aufrechtzuerhalten
2) Herausforderungen bei der Einrichtung
Die Umstellung auf Cloud-Telefonie kann sich anfangs überwältigend anfühlen. Die Integration in bestehende Tools, die Schulung der Mitarbeiter und die Änderung der Arbeitsabläufe können Zeit und Mühe kosten.
Wie Sie das Problem lösen können: Die meisten Anbieter bieten Leitfäden, Support-Teams und benutzerfreundliche Plattformen an, um die Umstellung zu erleichtern. Beginnen Sie mit einer schrittweisen Einführung und bieten Sie klare Schulungen an, damit sich die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut machen.
3) Kostenmanagement bei Wachstum
Cloud-Telefonie-Anbieter sind in der Regel erschwinglich, aber die Kosten können sich summieren, wenn Ihr Unternehmen expandiert oder wenn Sie beginnen, erweiterte Funktionen zu nutzen.
Wie Sie das Problem lösen können: Anbieter haben oft flexible Preisoptionen, so dass Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen. Behalten Sie die Nutzungsdaten im Auge, um Überraschungen zu vermeiden, und fragen Sie Ihren Anbieter nach einer vollständigen Kostenaufstellung, bevor Sie sich für einen Plan entscheiden.
Seien Sie diesen Herausforderungen immer einen Schritt voraus und arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Anbieter wie Nextiva zusammen, um die Vorteile der Cloud-Telefonie zu nutzen und gleichzeitig Risiken und Unterbrechungen auf ein Minimum zu beschränken.
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