Die 9 wichtigsten Argumente für eine Cloud-Telefonanlage im Unternehmen

Veröffentlicht am 16. Juli 2024 22,81 Minuten zu lesen 4174 Worte

Cloud-basierte Telefonanlagen sind eine der bevorzugten Technologien, wenn es um Telefonsysteme für Unternehmen geht. Diese Telefonsysteme werden vollständig auf Servern in externen Datenzentren gehostet und funktionieren vollständig über das Internet. Die Beliebtheit von Cloud-Telefonanlagen steigt aufgrund der zahlreichen zusätzlichen Funktionen, die sie gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen bieten. In der heutigen Welt gibt es eine Verlagerung hin zu vernetzter Kommunikation, da diese agil und flexibel ist. Diese vernetzte Kommunikation ist weniger wartungsintensiv und kann mit anderen Cloud-basierten Tools integriert werden, um ein reibungsloseres Arbeiten als bisher zu ermöglichen.In der heutigen Welt gibt es eine Verlagerung hin zu vernetzter Kommunikation, da diese agil und flexibel ist. Diese vernetzte Kommunikation ist weniger wartungsintensiv und kann mit anderen Cloud-basierten Tools integriert werden, um ein reibungsloseres Arbeiten als bisher zu ermöglichen.

Während die traditionellen PBX-Telefonsysteme kompliziert und ungeschickt sind, sind die modernen virtuellen PBX-Lösungen zuverlässig und einfach einzurichten und zu nutzen. Da sich der Server an einem anderen Standort befindet und das gesamte Telefonsystem vollständig cloudbasiert ist, hilft Hosted PBX Unternehmen, die für die Einrichtung und Wartung des Servers erforderlichen Ressourcen einzusparen.

Funktionsweise der Cloud-basierten Telefonanlage

Wenn Sie mit dem traditionellen PBX-System vertraut sind, wäre dies eine einfache digitale Version davon, ohne all die Kabel und sperrige Hardware. Bei Cloud-Telefonanlagen sind alle Geräte mit der cloudbasierten Telefonplattform verbunden.

Im Vergleich zur herkömmlichen Telefonanlage ist die Cloud-Telefonanlage zuverlässiger als die herkömmliche. Während viele Menschen immer noch skeptisch sind, was die virtuelle Telefonanlage angeht, lässt sie nicht viel Raum für Zweifel.

Mehrere Server unterstützen die Last, so dass die Betriebszeit des Dienstes aufrechterhalten wird. Dies ist ein entscheidender Faktor, da viele Unternehmen immer noch Bedenken haben, auf Cloud-Telefonlösungen umzusteigen, wenn sie an den Faktor Zuverlässigkeit denken. Neben der Zuverlässigkeit ist der Cloud-Telefondienst auch in Bezug auf folgende Aspekte führend

Die 9 wichtigsten Faktoren:

1.) Kostengünstige Einrichtung und Wartung

Die traditionelle Telefonanlage für Unternehmen war ausgesprochen kostspielig. Vom Server über die Kabel bis hin zu den Anrufern und weiterer Hardware, damit das gesamte System ordnungsgemäß funktioniert, war die herkömmliche Telefonanlage sperrig und wartungsintensiv. Die Einrichtung war zeitaufwendig und kostspielig, ebenso wie die Wartung.

Im Gegensatz dazu muss bei einer Cloud-Telefonanlage kaum schwere Hardware eingerichtet oder gewartet werden. Die gesamte erforderliche Software und Installation wird vom Dienstanbieter unterstützt und abgeschlossen.

Da es sich um einen Cloud-basierten Dienst handelt, arbeitet dieses Geschäftstelefonsystem in einer virtuellen Umgebung. Daher müssen sich Unternehmen nicht um die Wartung von Servern oder Telefonen kümmern, was sowohl Zeit als auch Geld spart.

2.) Flexibel, verlässlich, skalierbar

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Ressourcen es kosten würde, wenn ein Unternehmen expandiert und mehrere Benutzer hinzufügen muss. Bei einem herkömmlichen Telefonsystem würde es mehrere Tage dauern, bis die Einrichtung mit allen separaten Leitungen und Verbindungen abgeschlossen ist.

Aufgrund der Flexibilität des virtuellen Telefonsystems des Cloud-Telefondienstes für Unternehmen ist es jedoch sehr bequem, Benutzer ohne großen Aufwand hinzuzufügen oder zu entfernen. Unternehmen können auch die vorhandene herkömmliche Telefonanlagen-Hardware in das Cloud-basierte Telefonsystem integrieren, je nach ihren Anforderungen.

In Bezug auf die Zuverlässigkeit sind Cloud-Telefonsysteme den herkömmlichen Systemen voraus, da mehrere Server an verschiedenen Orten immer in Betrieb sind und die Betriebszeit für die Dienste aufrechterhalten können. Außerdem ist es für Unternehmen mit einem virtuellen Telefonsystem einfacher zu verwalten, da die meisten technischen Details und Server vom Cloud-Telefonanlagenanbieter verwaltet werden, so dass sie sich auf ihre Hauptziele konzentrieren können.

3.) Integration mit anderen Technologien

Die Integration traditioneller Telefonsysteme in andere Technologien war ein schwieriges Unterfangen. Da ihr viele der verbesserten Funktionen der Cloud-Telefonanlage und vor allem der Internetzugang fehlten, hat die traditionelle Telefonanlage hier einen großen Nachteil.

Mit der raschen Digitalisierung und der allmählichen Verlagerung aller Technologien auf die virtuelle Plattform haben Cloud-basierte Telefonsysteme hier die Oberhand. Da sie bereits cloudbasiert und internetfähig sind, ist es viel einfacher, dieses Telefonsystem mit anderen Technologien wie Marketing-Automatisierungs- oder CRM-Software für ein müheloses Datenmanagement zu integrieren.

4.) Bessere Zusammenarbeit

Durch den Zugang zum Internet, die einheitliche Kommunikation und die Integration mit anderen Technologien bietet das virtuelle Business-Telefonsystem weitaus bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit als das herkömmliche System.

Das gehostete Cloud-Telefonsystem verbessert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Es hilft, verschiedene Abteilungen auf einer höheren Ebene zu verbinden, wo der Austausch von Informationen schnell und einfach ist.

Teams können einzeln oder in Gruppen zusammenarbeiten und Nachrichten, Anrufe oder Dateien auch während einer Konferenz austauschen. Es trägt zur Verbesserung der Arbeitsumgebung bei, indem es eine größere und bessere Interaktion ermöglicht und gleichzeitig die Produktivität erhöht.

5.) Gerätekompatibilität

Herkömmliche Telefonanlagen haben feste Telefonleitungen, was die Mobilität einschränkt. Und eine Verbindung von einem anderen Standort als dem Büro ist unmöglich. Um mit der heutigen Zeit Schritt zu halten, liegt die Lösung in der Cloud-PBX.

Die heutige Welt ist schnelllebig und viele Menschen müssen auch unterwegs in Verbindung bleiben und arbeiten. Die Kombination aus Cloud-PBX und Smartphone rettet hier den Tag. Verschiedene Cloud-PBX-Anbieter bieten Apps an, die mehrere Plattformen wie iOS, Android und mehr unterstützen.

Über diese mobilen Apps haben die Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf alle Funktionen, die auch auf einem Computer oder den im Büro verwendeten Geräten zur Verfügung stehen. Mit dem Cloud-Telefonservice können Unternehmen die gerätefreundliche Funktion in vollem Umfang nutzen.

6.) Vereinheitlichte Kommunikation

Die Technologien des 21. Jahrhunderts werden immer kompakter und versuchen, All-in-One-Lösungen anzubieten. Daher gewinnen Dinge wie die Integration mit anderen Technologien und die einheitliche Kommunikation immer mehr an Bedeutung.

Während dies für ein herkömmliches Telefonsystem mit einem begrenzten Funktionsumfang weit hergeholt wäre, lässt sich dies mit einer Cloud-Telefonanlage leicht erreichen. Mit diesem virtuellen Telefonsystem können die Nutzer im Netzwerk eines Unternehmens einen kompletten Satz von Funktionen nutzen und auch von Anrufen zu Videokonferenzen wechseln, während sie gleichzeitig Dateien aneinander senden.

7.) Bessere Anrufüberwachung und Anrufverwaltung

Hinsichtlich der Anruffunktionen übertrifft die Cloud-Telefonanlage ihr traditionelles Pendant deutlich. Neben Standardfunktionen wie Warteschlangen, IVR, Telefon- und Webkonferenzen stehen auch weitere fortgeschrittene Optionen zur Verfügung.

Obwohl die Anrufüberwachung schon bei traditionellen Telefonanlagen vorhanden war, ist sie in virtuellen Systemen noch weiter fortgeschritten. Funktionen wie Anrufsperre, Anrufaufzeichnung, erweiterte Überwachung und Berichterstattung sind leicht zugänglich. Diese tragen zur Förderung einer teamorientierten Arbeitsumgebung und zur Steigerung der Gesamteffizienz bei.

Durch Anrufüberwachung und Management können Unternehmen die Leistung ihrer Mitarbeiter überwachen und Verbesserungsbereiche identifizieren.

8.) Automatische Updates und Datensicherungen

Als gehostetes Telefonsystem benötigt die Cloud-basierte Telefonanlage keine manuelle Aktualisierung wie bei herkömmlichen Telefonsystemen. Hier sind lediglich Software-Updates notwendig, um das System in gutem Zustand zu halten. Die neuesten Versionen der Software bringen in der Regel eine Verbesserung der bestehenden Version sowie einige zusätzliche neue Funktionen mit sich.

Mit Servern in Carrier-Qualität, die rund um die Uhr arbeiten, ist die Datensicherung in der Cloud-Telefonanlage kein Thema. Cloud-Service-Anbieter bieten auch ein hohes Maß an Sicherheit, um alle sensiblen Geschäftsinformationen zu schützen.

9.) Fernzugriff

Virtuelle Telefonsysteme machen einen Großteil der physischen Hardware überflüssig. Der Server wird an einem anderen Ort gehostet, die Telefonsysteme sind meist benutzerfreundliche und mobile Geräte, und da die Software auf privaten Mobilgeräten installiert ist, werden oft keine weiteren Telefone mehr benötigt.

Der Fernzugriff ist ein sehr großer Vorteil von Cloud-Telefonanlagen. Er hilft auch, die Daten im Falle einer Beschädigung oder Zerstörung am Bürostandort zu sichern.

Darüber hinaus können Unternehmen mit Hilfe eines virtuellen Telefonsystems auch Mitarbeiter aus der Ferne einbeziehen, die für ihren Standort arbeiten können, indem sie die Software einfach auf ihrem eigenen Gerät wie einem Laptop, PC oder Smartphone installieren.

Zusammenfassung

Die die Cloud-Telefonanlage bringt eine Menge Vorteile. Sie verbessert die Kommunikation auf eine Art und Weise, die mit einem herkömmlichen Telefonsystem unmöglich war.

Mobilität, Flexibilität, Skalierbarkeit, Integration mit anderen Technikern, Fernzugriff, Zusammenarbeit, erweiterte Funktionen, bessere Sicherheit und vieles mehr verändern die Art und Weise, wie wir die Kommunikation in einem Unternehmen oder Büro wahrnehmen.

Und das Beste daran ist, dass die Kosten für dieses virtuelle Telefonsystem geringer sind, sodass sich auch kleine Unternehmen problemlos für eine Cloud-basierte Telefonanlage entscheiden können.