5 Tricks, die Ihr Unternehmen riesig aussehen lassen

Veröffentlicht am 15. Februar 2022 26,16 Minuten zu lesen 4788 Worte

Mittelständische Unternehmen sind deutlich näher am Kunden und bieten auf individueller Ebene eine Customer Experience, mit der Konzerne nur schwer mithalten können.Jedoch mangelt es oft an Technologien um eine Kundenkommunikation wie ein Großunternehmen bieten zu können. Cloud-Kommunikationslösungen bzw. Unified Communications as a Service löst dieses Problem. Umfangreiche UCaaS-Funktionen lassen Ihr Unternehmen im Bereich der Kundenkommunikation viel professioneller und größer erscheinen. UCaaS-Tools bieten Ihren Anrufern ein außergewöhnliches Erlebnis, ohne die Agilität zu verlieren, die Ihr mittelständisches Unternehmen so einzigartig macht.

Hier sind fünf Wege um Ihr Unternehmen groß erscheinen zu lassen.

1. Anrufweiterleitungen und sprachgesteuerte (IVR-) Menüs

Leistungsfähige, sprach- und regelgesteuerte Rufweiterleitungen auf individueller oder Gruppen-Ebene, Verfügbarkeits- oder Skill-based. Während und nach den Geschäftszeiten, sowie zu jeder beliebigen Tageszeit.
Administratoren und Benutzer können definieren, wo eingehende Anrufe empfangen werden sollen und sogar sprachgesteuerte IVR-Menüs zur Weiterleitung ganz einfach selbst konfigurieren. Ohne Investitionen. Sie bezahlen lediglich eine monatliche Fee pro User.

Beispielhafte Konfiguration:

  • eingehender Anruf, Ihre individuelle Musik spielt, bis ein Anruf angenommen wird
  • IVR-Sprachsteuerungsmenü: wählen Sie bitte die „1“ für den Customer-Care, die „2“ für die Buchhaltung ….
  • unterbrechen Sie die Musik alle 20 Sekunden mit einem individuellen Text „Vielen Dank für Ihren Anruf, bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern
  • leiten Sie den Anruf an den zuständigen Mitarbeiter oder die Gruppe. Im Büro oder im Homeoffice
  • Wenn nicht abgenommen wird, leiten Sie den Anruf an die Voicemail weiter. Das Audiofile wird per E-mail an definierte Verteiler gesendet.

Diese Funktion ist allgemein als Anrufweiterleitung oder im komplexeren Fall als Skill-based routing bekannt. Sie können benutzerdefinierte Beantwortungsregeln von jedem webfähigen Computer oder Mobiltelefon erstellen und verwalten.

2. Individuelle, professionelle Ansagen

Jede Begrüßung kann mit Ihrer eigenen Stimme, einem professionellen Voice-Over oder Ihrer bevorzugten Musik angepasst werden.
Sie nehmen eine Begrüßung auf, speichern sie als WAV-Datei und importieren sie einfach in den Begrüßungsbereich, den Sie anpassen möchten.
Mit Individuellen Begrüßungsansagen vermitteln Sie Ihren Anrufern ein Gefühl der Nähe und geben den Ton für eine hervorragende Interaktion mit dem Kundendienst an.

3. Integriertes Softphone

In Ihre bevorzugten Geschäftsanwendungen, zum Beispiel ein CRM, läßt sich ein Softphone auch direkt integrieren. Damit kommunizieren sie direkt aus der Anwendung und optimieren die Userexperience Ihrer Mitarbeiter. Sie telefonieren dann ganz einfach direkt in Anwendungen wie:
Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zendesk, WhatsApp uvm.

Anrufe von Ihrem Computer aus tätigen und annehmen
Schließen Sie ein Headset an oder verwenden Sie einfach die Lautsprecher und das Mikrofon Ihres Computers, um jeden Computer in ein Telefon und Anruf-Controller zu verwandeln.
Tätigen Sie Anrufe an jeden Ihrer Kontakte mit einem einzigen Klick.

Verwalten und kontrollieren Sie Ihre Anrufe besser
Einfache Anruf-Vermittlung, schalten Sie sich auf „Mute“ oder leiten an die Mailbox weiter.
Halten Sie einen Anruf und rufen Sie ihn von jedem anderen Telefon oder Softphone im System ab. Nahtlose Weiterleitung eines laufenden Anrufs an Ihr Tischtelefon, Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät.

Anrufe aufzeichnen
Zeichnen Sie einen einzelnen Anruf auf, oder ändern Sie die Einstellungen so, dass alle Anrufe automatisch aufgezeichnet werden. Laden Sie aufgezeichnete Gespräche herunter, speichern Sie sie auf Ihrem Computer, oder leiten Sie sie zur Überprüfung an andere weiter.

Text-to-Speech
Kommunizieren Sie mit Ihren Anrufern, ohne den Hörer abzunehmen.
Erlauben Sie Anrufern, eine Standardnachricht zu hören oder eine persönliche Nachricht einzugeben. Diese wird per Text-to-Speech-Technologie übertragen, zum Beispiel wenn Sie zu beschäftigt sind, um einen Anruf entgegenzunehmen.

4. Anrufe bedarfsgerecht weiterleiten

Jede Nebenstelle kann ihre eigenen individuellen Geschäftsregeln und Betriebszeiten haben.
Leiten Sie per Transfer-Taste an eine beliebige Nebenstelle im Unternehmen weiter.

Bieten Sie so Ihren Anrufern den bestmöglichen Service.
Ein Telefonanruf ist oft der erste Kontakt eines potenziellen Kunden mit Ihrem Unternehmen.
Wenn er mit Ihrem Service unzufrieden ist, wird er sich wahrscheinlich direkt an Ihre Konkurrenz wenden.

5. Agenten finden mit Telefon-Sammelanschluss

Steuern Sie aktiv die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens; der Anrufer erwartet, dass der richtige Mitarbeiter seinen Anruf zeitnah entgegennimmt. Wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist, sollte der Anrufer automatisch an einen anderen verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Mit dem Einrichten eines Sammelanschlusses / Hunt-Group steuern Sie die automatische Suche nach dem ersten verfügbaren Mitarbeiter in der Gruppe.
Erstellen Sie dazu Gruppen für Vertrieb, Technik, Kunden-Service usw..

Fazit
Die Groß-Unternehmen haben vielleicht einen Vorsprung, wenn es um Kundendiensttechnologien geht. Mittlerweile können aber auch mittelständische Unternehmen, mit den richtigen Werkzeugen, das gleiche Serviceniveau wie jedes große Unternehmen bieten .

Und das Beste daran? Sie brauchen keine zusätzlichen, kostspieligen Call Center-Lösungen. Ihre Mitarbeiter haben alles, was Sie für einen einzigartigen Service brauchen, in einer einzigen Plattform.

Als Experten für Unified Communication bieten wir Ihnen einen umfangreichen und persönlichen Service.
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